Le pôle Action sociale du CCAS est constitué de trois travailleurs sociaux, d’un adjoint administratif et d’un agent d’accueil. Cette équipe accompagne des personnes de plus de 25 ans vivant seules ou en couple, sans enfants à charge.

Le pôle répond directement à certaines demandes, constitue des dossiers administratifs, procède à la mise à disposition d’informations pratiques et oriente vers d’autres organismes si nécessaire.

Aides légales

Le CCAS est instructeur :

• des demandes d’Aide Personnalisée d’Autonomie à domicile ;

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Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d’une association ?

Vérifié le 21/02/2023 – Direction de l’information légale et administrative (Première ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d’autres documents peuvent être à conserver.

Tout replier

Tout déplier

Existence de l'association

Les documents concernant la création de l’association sont les suivants :

• Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
• Récépissé de la déclaration
• Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)
• Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
• Statuts modifiés par ordre chronologique
• Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Documents concernant les membres de l'association

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,…) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c’est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,…).

Fonctionnement de l'association 

Les documents concernant le fonctionnement de l’association sont les suivants :

• Convocations de l’assemblée générale
• Feuilles d’émargement, pouvoirs
• Procès-verbaux d’assemblée
• Bilan d’activités
• Rapports du commissaire aux comptes

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Documents financiers 

Les documents financiers sont les suivants :

• Comptes annuels
• Livres comptables
• Pièces justificatives

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Documents fiscaux

Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Documents concernant les personnels de l'association 

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document	Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)	5 ans
Registre unique du personnel	5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…	5 ans
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation	1 an
Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM	5 ans

Documents concernant les locaux de l'association

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document	Durée de conservation
Titres de propriété et actes de ventes	Durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer	Durée du contrat + 5 ans
Contrat d’assurance	Durée du contrat + 2 ans
Factures de gaz et d’électricité	2 ans
Factures d’eau	4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple) 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet	1 an

Conservation des archives 

La loi n’oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu’ils présentent un intérêt historique.

Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d’origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l’histoire locale.

Où s’adresser ?

Mairie

Archives départementales

En résumé

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document	Durée de conservation
Documents portant sur la création de l’association	Illimitée
Documents portant sur le fonctionnement de l’association	Au moins 5 ans
Documents financiers	Au moins 10 ans
Documents fiscaux	Au moins 6 ans
Documents portant sur les personnes de l’association	Variable (entre 1 et 5 ans)
Documents portant sur les locaux de l’association	Variable (entre 1 an et illimité)

Textes de référence

• Code de commerce : article L123-22

  Délai de conservation des documents financiers

• Livre des procédures fiscales : article L102B

  Délai de conservation des documents fiscaux

• Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A

  Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

• Code civil : article 2224

  Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…

• Code de la sécurité sociale : article L244-3

  Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

• Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5

  Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paie

• Code du travail : article R1221-26

  Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel

• Code du travail : article D3171-16

  Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintes

• Code du travail : article D4711-3

  Délai de conservation des déclarations d’accident du travail

Et aussi

• Création d’une association

  Formalités administratives d’une association

• Évolutions et dissolution d’une association

  Formalités administratives d’une association

© Direction de l’information légale et administrative

• des demandes d’aide-ménagère au titre de l’aide sociale pour personnes âgées et handicapées ;
• des demandes d’aide sociale pour les personnes handicapées et pour les personnes âgées ;
• des demandes d’allocation spécifique pour les personnes âgées : ASPA et SASPA ;
• Des demandes de domiciliation.

Aides facultatives

Les professionnels de l’action sociale accueillent le public sur rendez-vous ou en urgence, selon l’évaluation de la situation, aux horaires d’ouverture du CCAS. Ils orientent, écoutent, conseillent et étudient, sous conditions, toute demande :

• d’aides financières : les dossiers internes ou ceux réalisés par les travailleurs sociaux de Mont de Marsan (le Conseil départemental des Landes, le Centre Hospitalier de Mont de Marsan, associations, etc) passent en commission permanente (réunie deux fois par mois) pour approbation, ajournement ou refus de l’aide;
• de gratuité de cartes de transport;
• de différentes primes ou allocations (allocation de rentrée scolaire, Noël de la solidarité, etc)­.

Carte de transports

Les dossiers sont instruits quotidiennement pour les personnes résidant à Mont de Marsan.

Carte Tma

Une attestation de gratuité est délivrée aux bénéficiaires montois pour six mois, sous conditions de ressources.

Pièces à fournir au CCAS :

• Dernier avis d’imposition.
• Pièce d’identité du ou des demandeur(s).
• Ressources du foyer et du mois précédant la demande.
• Justificatif de domicile de moins de trois mois.
• Certificat de scolarité de l’année en cours pour les enfants de plus de cinq ans.

Avec l’attestation de gratuité, vous pourrez vous présenter au bureau Tma (245 avenue du 34^ème régiment d’infanterie, 40000 Mont de Marsan). Il faudra apporter 2 euros et une photo d’identité pour une première demande.

Carte solidaire

Faites une demande de votre carte solidaire de la Région Nouvelle Aquitaine en quelques clics sur https://cartesolidaire-nouvelle-aquitaine.cba.fr/ .

Allocation de rentrée scolaire

L’allocation de rentrée scolaire est distribuée sous forme de chèques d’accompagnement personnalisé pour les enfants montois âgés de moins de six ans, scolarisés en maternelle, et dont les parents répondent aux conditions de ressources suivantes : ne pas dépasser le quotient familial de la CAF inférieur ou égal à 700 euros ou un quotient annuel MSA inférieur ou égal à 2896 euros (ressources imposables/nombre de personnes constituant le foyer).

Pièces à fournir au CCAS :

• Dernière notification CAF ou MSA du mois d’août.
• Justificatif de domicile : facture de téléphone ou d’énergie, ou quittance de loyer, ou attestation d’hébergement de moins de 3 mois.
• Pièce d’identité du demandeur et de son conjoint ou concubin.
• Certificat de scolarité à demander dès la rentrée à l’école.
• Copie de la déclaration des revenus N-1 ou de l’avis d’imposition N-1 (uniquement pour les personnes relevant de la MSA pour calculer le quotient annuel).
• Livret de famille.

[Mise en avant] : Le dossier est à retirer à l’accueil du CCAS (375 avenue de Nonères, 40000 Mont de Marsan) dès le 1^er août et à retourner, rempli et signé, avant la fin du mois de septembre.

Le revenu de solidarité active

Les services du Conseil départemental déterminent l’organisme le plus compétent pour accompagner chaque bénéficiaire dans son insertion sociale ou professionnelle.

Dans le cadre du RSA et du PTI des Landes, plusieurs organismes se sont associés au Département pour proposer l’accompagnement le plus adapté à chaque situation.

Le revenu de solidarité active vise la reprise d’activité et l’augmentation des ressources qui en découle. En conséquence, le législateur a considéré que le parcours d’insertion du bénéficiaire devait relever, à terme, du champ professionnel.

Le Noël de la solidarité

Celui-ci a lieu un samedi, à 13h30, au cours du mois de décembre de chaque année.

À cette occasion, un après-midi récréatif, en partenariat avec les animateurs de quartier de la direction Politique de la ville, la Plateforme sociale et les associations caritatives montoises, est offert aux enfants âgées de 0 à 11 ans, dont les parents ont un quotient familial de la CAF inférieur ou égal à 700 euros ou un quotient annuel MSA inférieur ou égal à 2896 euros (ressources imposables/nombre de personnes constituant les foyers).

Les inscriptions sont à faire à l’accueil du CCAS (375 avenue de Nonères, 40000 Mont de Marsan) durant le mois de novembre. Pièces à fournir au CCAS :

• Notification CAF ou MSA du mois en cours.
• Justificatif de domicile : facture de téléphone ou d’énergie, ou quittance de loyer, ou attestation d’hébergement de moins de 3 mois.
• Pièce d’identité du demandeur et de son conjoint ou concubin.
• Copie de la déclaration des revenus N-1 ou de l’avis d’imposition N-1 (uniquement pour les personnes relevant de la MSA pour calculer le quotient annuel).
• Livret de famille.

Les familles qui ont bénéficié de l’allocation de rentrée scolaire durant la même année n’ont pas de documents à fournir.