Pour mener à bien vos actions envers le public montois, et si vous répondez aux critères définis dans la charte de la vie associative, votre association peut bénéficier d’une subvention de fonctionnement.
Composition des dossiers de demande de subvention selon la catégorie de l’association :
Toutes les associations sollicitant une subvention municipale doivent compléter un dossier de demande qui doit être adressé au service Vie Locale.
L’intérêt local : les associations doivent être domiciliées sur la ville ou disposer d’une section locale depuis deux ans minimum. Dans le cas d’associations nationales, compter un nombre minimal d’adhérents domiciliés sur la ville (selon information déclarative de l’association) et organiser des activités sur le territoire de la ville à l’attention des concitoyens.
L’intérêt public et la réglementation : rejet des demandes émanant d’associations sectaires, d’associations cultuelles, de mouvements politiques et syndicaux, d’associations proposant des activités contraires aux bonnes mœurs.
Le besoin financier : les subventions sont exclusivement réservées aux associations qui ne disposent pas de recettes adéquates et dont la trésorerie est insuffisante.
Le multi-subventionnement : les subventions sont octroyées dans le respect des compétences d’autres personnes publiques susceptibles de subventionner l’association (Conseil départemental, Conseil régional, État…) et au vu des demandes effectuées par l’association auprès de ces personnes (selon information déclarative de l’association).
Les associations subventionnées doivent transmettre annuellement leur rapport d’activité et leurs comptes afin que la Ville puisse s’assurer du bon emploi des fonds publics. La Ville se réserve le droit d’effectuer des contrôles ou audits si nécessaire.
Les associations recevant une subvention municipale supérieure à 23 000 euros par an doivent obligatoirement conclure avec la Ville une convention d’objectifs, présentant la nature de ses activités, le principe du subventionnement et les obligations de l’association.
Des conventions sont également prévues pour l’octroi de prestations en nature (locaux ou personnel mis à disposition).
Gestion des salles et du matériel
Toutes les demandes de réservation sont à adresser au service Vie locale un mois minimum avant la réunion.
Maison René Lucbernet : mise à disposition de bureaux associatifs.
Maison Joëlle Vincens : mise à disposition de bureaux associatifs et de la salle de répétitions.
Maison Camille Pédarré : mise à disposition de salles de répétitions et d’évolutions sportives.
Salle Codibois : mise à disposition de salles de répétitions et d’évolutions sportives, de locaux de stockage.
Maison Réné Lucbernet : une salle de réunion avec la capacité d’accueil de 15 personnes.
Maison Joëlle Vincens : trois salles de réunions (une salle au rez-de-chaussée avec la capacité d’accueil de 19 personnes, une salle au 1er étage avec la capacité d’accueil de 50 personnes, une salle au 2ème étage avec la capacité d’accueil de 50 personnes).
Auberge Landaise : salle modulable avec trois capacités possibles : 145 m² + 440 m² + 223 m².
Château de Nahuques : capacité d’accueil de 367 m².
Salle Georges Brassens : capacité d’accueil de 205 m².
Salle du Petit-Bonheur : capacité d’accueil de 204 m².
Hall de Nahuques : capacité d’accueil de 2 197 m².
Hall de Nahuques : capacité d’accueil de 2 197 m², salle équipée de 140 tables et 200 chaises, de comptoirs et de barrières.
Organisation de manifestations
Les obligations des organisateurs
Obligation de déclaration
Tout projet de manifestation doit être formulé par courrier adressé à Monsieur le Maire. Cette déclaration, effectuée le plus tôt possible par l’organisateur, permet aux services municipaux compétents de donner toutes les consignes nécessaires et de répondre au mieux aux attentes de l’association.
L’association est tenue de valoriser son partenaire, la ville de Mont de Marsan, dans l’ensemble des documents édités de communication (flyers, affiches,etc) en insérant le logo de la Ville et/ou de Mont de Marsan Agglo.
Obligation en matière d’hygiène alimentaire
L’hygiène alimentaire n’est pas seulement une affaire de professionnels : les règles s’appliquent à tous dès que l’on distribue, même gratuitement, des aliments.
L’organisateur est toujours responsable de la manifestation qu’il organise. Il doit donc tout mettre en œuvre pour assurer la sécurité du public.
Pour toutes les manifestations accueillant du public, le Maire est l’autorité titulaire du pouvoir de police. À ce titre, il doit veiller à l’ordre, la sécurité, la sûreté et la salubrité publiques, ceci en application du Code Général des Collectivités Territoriales (article 2212-2 du CGCT)
Il en découle une obligation de surveillance générale et un devoir de vérification des mesures de sécurité, tant pour les participants que pour les tiers. Pour remplir cette double mission, le Maire doit pouvoir apprécier les dispositifs envisagés par les organisateurs pour la sécurité des participants et l’environnement de la manifestation, qu’elle ait lieu en site fermé ou sur le domaine public.
La Ville de Mont de Marsan décline toute responsabilité quant aux risques financiers encourus par l’organisateur. Elle ne saurait être solidaire des éventuels déficits liés à la manifestation.
décret n°97.646 du 31 mai 1997 relatif à la mise en place de service d’ordre par les organisateurs de manifestations sportives, récréatives, culturelles, à but lucratif
Les manifestations grand public
Vide-greniers
Elles font l’objet d’une demande préalable faite auprès du Maire de la Ville de Mont de Marsan au moyen du document Cerfa.
Le « choc de simplification » lancé par le gouvernement en 2013 s’est notamment traduit par le renforcement des services dématérialisés. Depuis le 1er juillet 2016, ces services sont désormais accessibles sur le site service-public.fr.
Vous pourrez y effectuer toutes les formalités administratives (création, immatriculation), tout connaître sur le fonctionnement d’une association et sur les méthodes de financements possibles :
Rapport concernant le fonctionnement pédagogique de l’établissement et ses conditions matérielles de fonctionnement
Plan de prévention de la violence incluant un programme d’action contre toutes les formes de harcèlement
Le CA se prononce aussi sur les questions concernant l’accueil, l’information et la participation des parents d’élèves à la vie scolaire. Les questions concernant l’hygiène, la santé et la sécurité font aussi partie de ses attributions.
Le CA vote également les décisions concernant l’autonomie pédagogique et éducative de l’établissement, notamment les règles d’organisation de l’établissement.
Il est composé de membres de l’administration et du personnel éducatif du lycée. Il s’agit du proviseur adjoint, de l’adjoint gestionnaire, du conseiller principal d’éducation (CPE), et du directeur délégué aux formations professionnelles et technologiques (ex chef de travaux).
Le CA comporte également les membres suivants :
1 personnalité qualifiée ou, lorsque les membres de l’administration du lycée sont inférieurs à 5, 2 personnalités qualifiées. Ces personnalités sont extérieures au système éducatif et représentent généralement les domaines économique, social ou culturel.
7 personnels élus d’enseignement et d’éducation
3 personnels élus administratifs, sociaux et de santé, techniques, ouvriers et de service (Tos)
5 représentants élus des parents d’élèves
5 représentants élus des élèves
2 représentants de la région
2 représentants de la commune ou, lorsqu’il existe une intercommunalité, 1 représentant de la commune et 1 de l’intercommunalité
Dans les lycées professionnels uniquement, 2 personnalités qualifiées représentant le monde économique
Il est composé de membres de l’administration et du personnel éducatif du collège. Il s’agit du principal adjoint, de l’adjoint gestionnaire, du conseiller principal d’éducation (CPE), du directeur adjoint chargé de la section d’éducation spécialisée.
Le CA comporte également les membres suivants :
1 personnalité qualifiée ou, lorsque les membres de l’administration du lycée sont inférieurs à 5, 2 personnalités qualifiées. Ces personnalités sont extérieures au système éducatif et représentent généralement les domaines économique, social ou culturel.
7 personnels élus d’enseignement et d’éducation
3 personnels élus administratifs, sociaux et de santé, techniques, ouvriers et de service (Tos)
7 représentants élus des parents d’élèves
3 représentants élus des élèves
2 représentants du département
2 représentants de la commune ou, lorsqu’il existe une intercommunalité, 1 représentant de la commune et 1 de l’intercommunalité.
Il est composé de membres de l’administration et du personnel éducatif du collège. Il s’agit du principal adjoint, de l’adjoint gestionnaire et du conseiller principal d’éducation (CPE).
Le CA comporte également les membres suivants :
1 personnalité qualifiée ou, lorsque les membres de l’administration du lycée sont inférieurs à 4, 2 personnalités qualifiées. Ces personnalités sont extérieures au système éducatif et représentent généralement les domaines économique, social ou culturel.
6 personnels élus d’enseignement et d’éducation
2 personnels élus administratifs, sociaux et de santé, techniques, ouvriers et de service (Tos)
6 représentants élus des parents d’élèves
2 représentants élus des élèves
2 représentants du département
1 représentant de la commune
1 représentant de l’intercommunalité (lorsqu’elle existe). Ce représentant n’a pas le droit de vote. Il peut uniquement être consulté.
Le CA est présidé par le chef d’établissement.
Il est composé de membres de l’administration et du personnel éducatif de l’Érea. Il s’agit du chef d’établissement adjoint, de l’adjoint gestionnaire, du conseiller principal d’éducation (CPE) et du directeur délégué aux formations professionnelles et technologiques (ex chef de travaux).
Le CA comporte également les membres suivants :
1 personnalité qualifiée ou, lorsque les membres de l’administration de l’Érea sont inférieurs à 4, 2 personnalités qualifiées. Ces personnalités sont extérieures au système éducatif et représentent généralement les domaines économique, social ou culturel.
4 personnels élus d’enseignement et d’éducation
4 personnels élus administratifs, sociaux et de santé, techniques, ouvriers et de service (Tos)
5 représentants élus des parents d’élèves
3 représentants élus des élèves
2 représentants de la région
1 représentant de la commune
1 représentant de l’intercommunalité (lorsqu’elle existe). Ce représentant n’a pas le droit de vote. Il peut uniquement être consulté.
À savoir
si le service de la vie scolaire comporte plusieurs CPE, c’est le plus ancien d’eux qui siège au CA.
Mode d’élection
Les représentants des personnels de l’établissement sont élus au scrutin de liste à la représentation proportionnelle (à 1 tour) par les personnels de l’établissement.
Les représentants des parents d’élèves sont élus au scrutin de liste à la représentation proportionnelle (à 1 tour) par les parents d’élèves.
Les représentants des élèves sont élus au scrutin plurinominal à 1 tour. Au collège, ils sont élus par les délégués des élèves. Au lycée, ils sont élus par les délégués des élèves et les délégués pour la vie lycéenne.
Déroulement des élections
Les élections ont lieu au plus tard avant la fin de la 7e semaine de l’année scolaire.
Le matériel de vote est envoyé aux électeurs 6 jours au moins avant la date du scrutin.
Le vote a lieu en physique (à l’urne) et par correspondance.
Pour l’élection des représentants des parents d’élèves, le vote peut avoir lieu soit par correspondance, soit par voie électronique, sur décision du chef d’établissement, après consultation du conseil d’administration.
Les votes sont personnels et secrets.
Le chef d’établissement fixe la date du scrutin et les heures d’ouverture du bureau de vote (au minimum 4 heures consécutives pour les parents d’élèves et 8 heures consécutives pour les personnels).
Le chef d’établissement reçoit, pour le vote par correspondance, les bulletins sous double enveloppe. Il organise le dépouillement public et en publie les résultats. Les bulletins blancs ne sont pas comptabilisés.
Les contestations sur la validité des opérations électorales doivent avoir lieu dans un délai de 5 jours ouvrables à partir de la proclamation des résultats devant le recteur d’académie. Celui-ci se prononce dans un délai de 8 jours. S’il ne se prononce pas au bout de ces 8 jours, la demande est considérée rejetée.
Les représentants sont élus pour un mandat d’1 an.
Attention :
Une personne ne peut pas être membre du CA si elle a été privée par jugement de ses droits civils, civiques ou familiaux.
Désignation des représentants des communes, départements et régions
Ils sont désignés par le CA à la suite de chaque renouvellement.
Désignation des personnalités qualifiées
Elles sont désignées pour une durée de 3 ans par le Dasen sur proposition du chef d’établissement et après avis du département ou de la région.
Les personnalités qualifiées doivent être extérieures au système éducatif. Elles représentent généralement les domaines économique, social ou culturel. Il peut aussi s’agir de représentants des organisations syndicales des salariés ou des employeurs.
Attention :
Une personne ne peut pas être membre du CA si elle a été privée par jugement de ses droits civils, civiques ou familiaux.
Réunions du CA
Le CA se réunit en séance ordinaire à l’initiative du chef d’établissement au moins 3 fois par an.
Il peut être réuni en séance extraordinaire sur un ordre du jour déterminé à la demande de la direction académique, de la région, du département ou de la commune de rattachement. Le CA en séance extraordinaire peut aussi être réuni à la demande du chef d’établissement ou de la moitié au moins des membres du CA.
Convocations
Le chef d’établissement fixe les dates et heures des séances. Il envoie les convocations, accompagnées du projet d’ordre du jour et des documents préparatoires, au moins 8 jours à l’avance. Ce délai peut être réduit à 1 jour en cas d’urgence.
Quorum : nombre minimum de participants au CA
Le CA siège valablement si le nombre des membres présents, en début de séance, est égal à la majorité des membres en exercice composant le conseil.
Si ce quorum n’est pas atteint, le CA est convoqué en vue d’une nouvelle réunion, qui doit se tenir dans un délai compris entre 5 et 8 jours. En cas d’urgence, ce délai peut être réduit à 3 jours.
Dans ce cas, il délibère valablement, quel que soit le nombre des membres présents.
Particularités de la 1ère séance de l’année scolaire
Au moment de sa 1ère réunion de l’année scolaire, le CA examine les conditions d’organisation du dialogue avec les parents.
Toute action supplémentaire peut être prévue pour tenir compte des spécificités locales ou des orientations du projet d’établissement.
Les conditions d’accueil des parents, l’accès aux espaces numériques de travail et la date des rencontres prévues sont précisés.
Les parents d’élèves sont informés des décisions prises.
Les statistiques mises en œuvre par l’État pour assurer le contrôle de l’argent public impose désormais aux collectivités de réclamer le numéro Siren aux organismes réclamant des subventions. Ce numéro est attribué d’office par le biais du Centre de formalité des entreprises de l’Urssaf ou des services fiscaux (DIRECCTE) lorsque l’association embauche son premier salarié ou est soumise aux impôts commerciaux.
Comment le demander ?
Il faut en faire la demande auprès de l’Insee d’Aquitaine à l’adresse suivante :
Insee Aquitaine 33 rue Saget 33076 Bordeaux Cedex
À ce courrier, il faudra joindre une copie de vos statuts ainsi qu’une copie de l’extrait de parution au Journal officiel ou, à défaut de ce dernier, le récépissé de dépôt des statuts en préfecture.
Centre de ressources et d’information pour les bénévoles
Le Centre de ressources et d’information pour les bénévoles a pour mission d’informer, conseiller et accompagner les acteurs de la vie associative dans les différents domaines tels que l’emploi, la formation initiale et continue, l’information réglementaire et conventionnelle, et de les relayer vers des experts (Conseil départemental, France Travail, services fiscaux, etc).
