Pour mener à bien vos actions envers le public montois, et si vous répondez aux critères définis dans la charte de la vie associative, votre association peut bénéficier d’une subvention de fonctionnement.
Composition des dossiers de demande de subvention selon la catégorie de l’association :
Toutes les associations sollicitant une subvention municipale doivent compléter un dossier de demande qui doit être adressé au service Vie Locale.
L’intérêt local : les associations doivent être domiciliées sur la ville ou disposer d’une section locale depuis deux ans minimum. Dans le cas d’associations nationales, compter un nombre minimal d’adhérents domiciliés sur la ville (selon information déclarative de l’association) et organiser des activités sur le territoire de la ville à l’attention des concitoyens.
L’intérêt public et la réglementation : rejet des demandes émanant d’associations sectaires, d’associations cultuelles, de mouvements politiques et syndicaux, d’associations proposant des activités contraires aux bonnes mœurs.
Le besoin financier : les subventions sont exclusivement réservées aux associations qui ne disposent pas de recettes adéquates et dont la trésorerie est insuffisante.
Le multi-subventionnement : les subventions sont octroyées dans le respect des compétences d’autres personnes publiques susceptibles de subventionner l’association (Conseil départemental, Conseil régional, État…) et au vu des demandes effectuées par l’association auprès de ces personnes (selon information déclarative de l’association).
Les associations subventionnées doivent transmettre annuellement leur rapport d’activité et leurs comptes afin que la Ville puisse s’assurer du bon emploi des fonds publics. La Ville se réserve le droit d’effectuer des contrôles ou audits si nécessaire.
Les associations recevant une subvention municipale supérieure à 23 000 euros par an doivent obligatoirement conclure avec la Ville une convention d’objectifs, présentant la nature de ses activités, le principe du subventionnement et les obligations de l’association.
Des conventions sont également prévues pour l’octroi de prestations en nature (locaux ou personnel mis à disposition).
Gestion des salles et du matériel
Toutes les demandes de réservation sont à adresser au service Vie locale un mois minimum avant la réunion.
Maison René Lucbernet : mise à disposition de bureaux associatifs.
Maison Joëlle Vincens : mise à disposition de bureaux associatifs et de la salle de répétitions.
Maison Camille Pédarré : mise à disposition de salles de répétitions et d’évolutions sportives.
Salle Codibois : mise à disposition de salles de répétitions et d’évolutions sportives, de locaux de stockage.
Maison Réné Lucbernet : une salle de réunion avec la capacité d’accueil de 15 personnes.
Maison Joëlle Vincens : trois salles de réunions (une salle au rez-de-chaussée avec la capacité d’accueil de 19 personnes, une salle au 1er étage avec la capacité d’accueil de 50 personnes, une salle au 2ème étage avec la capacité d’accueil de 50 personnes).
Auberge Landaise : salle modulable avec trois capacités possibles : 145 m² + 440 m² + 223 m².
Château de Nahuques : capacité d’accueil de 367 m².
Salle Georges Brassens : capacité d’accueil de 205 m².
Salle du Petit-Bonheur : capacité d’accueil de 204 m².
Hall de Nahuques : capacité d’accueil de 2 197 m².
Hall de Nahuques : capacité d’accueil de 2 197 m², salle équipée de 140 tables et 200 chaises, de comptoirs et de barrières.
Organisation de manifestations
Les obligations des organisateurs
Obligation de déclaration
Tout projet de manifestation doit être formulé par courrier adressé à Monsieur le Maire. Cette déclaration, effectuée le plus tôt possible par l’organisateur, permet aux services municipaux compétents de donner toutes les consignes nécessaires et de répondre au mieux aux attentes de l’association.
L’association est tenue de valoriser son partenaire, la ville de Mont de Marsan, dans l’ensemble des documents édités de communication (flyers, affiches,etc) en insérant le logo de la Ville et/ou de Mont de Marsan Agglo.
Obligation en matière d’hygiène alimentaire
L’hygiène alimentaire n’est pas seulement une affaire de professionnels : les règles s’appliquent à tous dès que l’on distribue, même gratuitement, des aliments.
L’organisateur est toujours responsable de la manifestation qu’il organise. Il doit donc tout mettre en œuvre pour assurer la sécurité du public.
Pour toutes les manifestations accueillant du public, le Maire est l’autorité titulaire du pouvoir de police. À ce titre, il doit veiller à l’ordre, la sécurité, la sûreté et la salubrité publiques, ceci en application du Code Général des Collectivités Territoriales (article 2212-2 du CGCT)
Il en découle une obligation de surveillance générale et un devoir de vérification des mesures de sécurité, tant pour les participants que pour les tiers. Pour remplir cette double mission, le Maire doit pouvoir apprécier les dispositifs envisagés par les organisateurs pour la sécurité des participants et l’environnement de la manifestation, qu’elle ait lieu en site fermé ou sur le domaine public.
La Ville de Mont de Marsan décline toute responsabilité quant aux risques financiers encourus par l’organisateur. Elle ne saurait être solidaire des éventuels déficits liés à la manifestation.
décret n°97.646 du 31 mai 1997 relatif à la mise en place de service d’ordre par les organisateurs de manifestations sportives, récréatives, culturelles, à but lucratif
Les manifestations grand public
Vide-greniers
Elles font l’objet d’une demande préalable faite auprès du Maire de la Ville de Mont de Marsan au moyen du document Cerfa.
Le « choc de simplification » lancé par le gouvernement en 2013 s’est notamment traduit par le renforcement des services dématérialisés. Depuis le 1er juillet 2016, ces services sont désormais accessibles sur le site service-public.fr.
Vous pourrez y effectuer toutes les formalités administratives (création, immatriculation), tout connaître sur le fonctionnement d’une association et sur les méthodes de financements possibles :
Agrément de service civique et de volontariat associatif
Vérifié le 08/06/2023 – Direction de l’information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la vie associative
Vous êtes un organisme sans but lucratif (OSBL) et vous souhaitez accueillir des jeunes en service civique ?
Vous devez préalablement obtenir un agrément d’engagement de service civique ou de volontariat associatif.
Ces 2 dispositifs visent des publics différents : le service civique est ouvert aux jeunes de 16 à 25 ans, alors que le volontariat associatif est pour les plus de 25 ans.
Nous vous présentons les informations à connaître.
Service civique
Volontariat associatif
Le service civique est un engagement volontaire, d’une durée de 6 à 12 mois, ouvert aux jeunes de 16 à 25 ans.
Ce service civique a pour but la réalisation d’une mission d’intérêt général. Elle donne lieu au versement d’une indemnité prise en charge par l’État et d’un complément (en nature ou en argent) versé par l’organisme d’accueil
Le volontaire bénéficie également d’une protection sociale complète.
Organismes sans but lucratif (OSBL) de droit français (association, union ou fédération d’associations, fondation, fonds de dotation)
Personnes morales de droit public située en France ou à l’étranger (État, collectivités territoriales, Banque de France,…)
En revanche, une association cultuelle, politique, une congrégation, une fondation d’entreprise ou un comité d’entreprise ne peuvent pas recevoir d’agrément pour organiser le service civique.
Pour obtenir l’agrément, vous devez remplir les conditions ou fournir les informations suivantes :
Avoir au moins 1 an d’existence (sauf dérogation accordée par l’Agence du service civique)
Indiquer le nombre de volontaires envisagé, les conditions de leur accompagnement et, s’il y a lieu, les conditions d’accompagnement spécifiques des volontaires mineurs de plus de 16 ans
Disposer d’une organisation et de moyens compatibles avec la formation, l’accompagnement et la prise en charge des volontaires, y compris lorsque les missions se déroulent à l’étranger
Présenter un budget en équilibre et une situation financière saine sur les 3 derniers exercices clos (sauf dérogation accordée sur la durée d’existence par l’Agence du service civique).
L’engagement de service civique et de volontariat associatif est également soumis au respect du contrat d’engagement républicain.
Liberté, égalité, fraternité et dignité de la personne humaine
Langue française
Symboles de la République (le drapeau tricolore et l’hymne national)
Ne pas remettre en cause le caractère laïque de la République
S’abstenir de toute action portant atteinte à l’ordre public
L’organisme doit, par tout moyen (par exemple en modifiant ses statuts), informer ses membres de ces engagements.
Enfin, l’organisme doit également ajouter, à sa demande, les moyens humains et matériels qu’elle envisage de mobiliser pour mettre en œuvre le programme de formation, dispensé au titre du volet théorique, de la formation civique et citoyenne.
La demande d’agrément s’effectue en ligne sur le site de l’Agence du service civique.
Pour ce faire, vous devez créer un compte organisme sur le site de l’Agence.
Service en ligne Demande ou renouvellement d’agrément pour l’engagement de service civique
La demande d’agrément en ligne est adressée automatiquement au service instructeur compétent.
Suite à la transmission automatique de la demande, l’agrément est accordé par les personnes suivantes :
Président de l’Agence du service civique, s’il s’agit d’un agrément national
Préfet de région, si l’organisme demandeur exerce une activité à l’échelon régional ou interdépartemental
Préfet de département, si l’organisme demandeur exerce une activité à l’échelon départemental ou local
L’agrément d’engagement de service civique est délivré pour 3 ans maximum renouvelables.
À savoir
l’agrément accordé à une union ou une fédération d’associations vaut agrément de ses associations membres.
L’agrément précise notamment les informations suivantes :
Durée de l’agrément
Mission ou le programme de missions de service civique
Niveau de l’autorisation de recrutement de volontaires de l’organisme agréé et la période au cours de laquelle ces recrutements peuvent intervenir
Nombre maximum de volontaires que l’organisme agréé est autorisé à mettre à disposition auprès d’une ou plusieurs personnes morales tierces non agréées
L’agrément peut fixer des objectifs de recrutement dans le but de garantir que les personnes volontaires accueillies présentent des profils diversifiés.
Lorsque vous avez demandé l’autorisation d’établir des contrats de service civique inférieur à 24 heures hebdomadaires, l’agrément précise si cette dérogation est accordée.
Vous devez déclarer à l’autorité ayant accordé l’agrément toute modification de vos statuts (ou de tout autre acte constitutif) ou des conditions d’accueil des volontaires.
L’organisme rend compte chaque année à l’Agence du service civique de ses activités.
L’Agence du service civique et ses délégués territoriaux peuvent, à tout moment, contrôler les conditions d’exercice de la mission. L’organisme doit tenir à cet effet à la disposition de l’administration les pièces justificatives nécessaires.
L’administration peut vous retirer l’agrément dans l’une des situations suivantes :
Une des conditions nécessaires à la délivrance de l’agrément n’est plus satisfaite
Atteinte à l’ordre public ou à la moralité publique ou non-respect des obligations générales qui incombent à l’organisme
Motif grave tiré de conditions d’accueil ou d’exercice des activités constituant un danger immédiat pour la santé ou la sécurité du volontaire ou celle des tiers
Liquidation judiciaire de l’organisme
Quand l’administration retire l’agrément, elle motive sa décision.
Vous pouvez, sans délai, vous mettre en conformité ou apporter les preuves justifiant de votre mise en conformité dans les 2 mois.
Une fois l’agrément obtenu, vous devez obligatoirement publier vos offres de mission sur le site de l’Agence du service civique.
Service en ligne Service civique : publier ses offres de mission
Les jeunes peuvent directement postuler en ligne aux missions proposées. L’organisme est averti par mail de chaque candidature.
Vous devez renseigner sur l’application Elisa tout nouveau contrat pour permettre au volontaire d’être indemnisé pendant sa mission.
Pour pouvoir se connecter à l’application Elisa, il est nécessaire d’avoir préalablement obtenu de l’Agence de services et de paiement (ASP), chargée de gérer le paiement des volontaires, un identifiant et un mot de passe. Pour cela, vous devez adresser une demande d’habilitation à la direction régionale de l’ASP dont vous relevez.
Le formulaire de demande est communiqué en annexe de l’agrément. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez le demander par téléphone ou par mail à la direction régionale de l’ASP compétente.
Une fois le modèle de contrat de service civique rempli en ligne sur Elisa, il doit être imprimé et signé en 2 exemplaires, un pour le volontaire et un pour vous (organisme d’accueil).
Dans le cas d’un agrément local, une copie du contrat doit être transmise à la délégation régionale académique à la jeunesse, l’engagement et aux sports (anciennement direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale).
Vous devez également imprimer à partir d’Elisa la notification de contrat d’engagement de service civique. Puis vous devez l’adresser signée, par courrier postal, à l’ASP accompagnée du RIB du volontaire et, s’il y a lieu, des pièces justificatives concernant la majoration de l’indemnité.
Cela valide définitivement le contrat et déclenche le paiement de l’indemnité au volontaire, et de l’aide à l’organisme.
Lorsque vous mettez à disposition le volontaire auprès d’un organisme non agréé, une convention de mise à disposition doit être établie entre les 3 parties.
Un modèle est disponible :
Modèle de document Modèle de convention de mise à disposition d’un volontaire
si vous ne respectez pas le contrat d’engagement républicain souscrit lors de la demande d’agrément, vous devrez restituer à l’Agence du service civique l’aide obtenue pour financer la formation civique et citoyenne des jeunes.
Le volontariat associatif est un engagement volontaire, d’une durée de 6 à 24 mois, pour les jeunes de plus de 25 ans.
Le volontariat a pour but la réalisation d’une mission d’intérêt général en France ou à l’étranger. La mission donne lieu au versement d’une indemnité prise en charge par l’organisme d’accueil.
Le volontaire bénéficie également d’une protection sociale complète.
L’agrément de volontariat associatif peut vous être accordé si vous êtes l’un des organismes suivants :
Associations soumises à la loi de 1901
Associations et fondations reconnues d’utilité publique
Unions d’associations ou fédérations d’associations constituées sous forme d’association
À titre dérogatoire, l’agrément de volontariat associatif peut être accordé aux organismes exerçant des missions d’intérêt général reconnues prioritaires pour la Nation pour accueillir des personnes volontaires âgées de plus de 18 ans et de moins de 25 ans.
Pour obtenir l’agrément, vous devez remplir les conditions suivantes :
Justifier d’au moins une année d’existence (sauf dérogation accordée par l’Agence du service civique)
Disposer d’une organisation et de moyens compatibles avec la formation, l’accompagnement et la prise en charge des volontaires, y compris lorsque les missions se déroulent à l’étranger
Présenter un budget en équilibre et une situation financière saine sur les 3 derniers exercices clos (sauf dérogation accordée sur la durée d’existence par l’Agence du service civique)
Assurer une mission ou un programme de missions d’intérêt général et justifier de sa capacité à les exercer dans de bonnes conditions
Disposer d’une organisation compatible avec l’accueil du nombre de volontaires envisagé
Disposer de ressources d’origine privée supérieures à 15 % du budget annuel au cours du dernier exercice clos
L’agrément d’engagement de service civique et de volontariat associatif est également soumis au respect du contrat d’engagement républicain.
La demande d’agrément en ligne est adressée automatiquement au service instructeur compétent.
Suite à la transmission automatique de la demande, l’agrément est accordé par les personnes suivantes :
Président de l’Agence de service civique, s’il s’agit d’un agrément national
Préfet de région, si l’organisme demandeur exerce une activité à l’échelon régional ou interdépartemental
Préfet de département, si l’organisme demandeur exerce une activité à l’échelon départemental ou local
L’agrément de volontariat associatif est accordé pour 5 ans maximum renouvelables.
À savoir
l’agrément accordé à une union ou une fédération d’associations vaut agrément de ces associations membres.
L’agrément précise notamment les informations suivantes :
Durée de l’agrément
Mission ou le programme de missions de volontariat associatif
Nombre maximum de volontaires que l’organisme agréé est autorisé à mettre à disposition auprès d’une ou plusieurs personnes morales tierces non agréées
Lorsque vous avez demandé l’autorisation d’établir des contrats de volontariat associatif inférieur à 24 heures hebdomadaires, l’agrément précise si cette dérogation est accordée.
Vous devez déclarer à l’autorité ayant accordé l’agrément toute modification de vos statuts (ou de tout autre acte constitutif) ou des conditions d’accueil des volontaires.
L’organisme rend compte chaque année à l’Agence du service civique de ses activités.
L’Agence du service civique et ses délégués territoriaux peuvent, à tout moment, contrôler les conditions d’exercice de la mission. L’organisme doit tenir à cet effet à la disposition de l’administration les pièces justificatives nécessaires.
L’agrément peut être retiré dans l’une des situations suivantes :
Une des conditions nécessaires à la délivrance de l’agrément n’est plus satisfaite
Atteinte à l’ordre public ou à la moralité publique ou non-respect des obligations générales qui incombent à l’organisme
Motif grave tiré de la violation des conditions d’accueil ou d’exercice des activités constituant un danger immédiat pour la santé ou la sécurité du volontaire ou celle des tiers
Liquidation judiciaire de l’organisme
Quand l’administration retire l’agrément, elle motive sa décision.
Vous pouvez, sans délai, vous mettre en conformité ou apporter les preuves justifiant de votre mise en conformité dans les 2 mois.
À savoir
lorsque le retrait de l’agrément est dû au non-respect du contrat d’engagement républicain auquel vous avez souscrit, vous devrez restituer les aides financières que vous avez obtenues.
Une fois l’agrément obtenu, vous devez obligatoirement publier ses offres de mission sur le site de l’Agence du service civique.
Service en ligne Service civique : publier ses offres de mission
Les jeunes peuvent directement postuler en ligne aux missions proposées. Vous êtes averti par mail de chaque candidature.
Vous devez renseigner sur l’application Elisa tout nouveau contrat pour permettre au volontaire d’être indemnisé pour sa mission.
Pour pouvoir se connecter à l’application Elisa, il faut préalablement avoir obtenu de l’Agence de services et de paiement (ASP), chargée de gérer le paiement des volontaires, un identifiant et un mot de passe.
Pour cela, vous devez adresser une demande d’habilitation à la direction régionale de l’ASP dont vous relevez.
Le formulaire de demande est communiqué en annexe de l’agrément.
Toutefois, si nécessaire, vous pouvez le demander par téléphone ou par mail à la direction régionale de l’ASP compétente.
Une fois le modèle de contrat de service civique rempli en ligne sur Elisa, il doit être imprimé et signé en 2 exemplaires, un pour le volontaire et un pour vous (organisme d’accueil).
Dans le cas d’un agrément local, une copie du contrat doit être transmise à la délégation régionale académique à la jeunesse, l’engagement et aux sports (anciennement direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale).
Vous devez également imprimer à partir d’Elisa la notification de contrat d’engagement de service civique et l’adresser signée, par courrier postal, à l’ASP accompagnée du RIB du volontaire.
Cela valide définitivement le contrat et déclenche le paiement de l’indemnité au volontaire.
Lorsque vous mettez à disposition le volontaire auprès d’un organisme non agréé, une convention de mise à disposition doit être établie entre les 3 parties.
Un modèle est disponible :
Modèle de document Modèle de convention de mise à disposition d’un volontaire
Les statistiques mises en œuvre par l’État pour assurer le contrôle de l’argent public impose désormais aux collectivités de réclamer le numéro Siren aux organismes réclamant des subventions. Ce numéro est attribué d’office par le biais du Centre de formalité des entreprises de l’Urssaf ou des services fiscaux (DIRECCTE) lorsque l’association embauche son premier salarié ou est soumise aux impôts commerciaux.
Comment le demander ?
Il faut en faire la demande auprès de l’Insee d’Aquitaine à l’adresse suivante :
Insee Aquitaine 33 rue Saget 33076 Bordeaux Cedex
À ce courrier, il faudra joindre une copie de vos statuts ainsi qu’une copie de l’extrait de parution au Journal officiel ou, à défaut de ce dernier, le récépissé de dépôt des statuts en préfecture.
Centre de ressources et d’information pour les bénévoles
Le Centre de ressources et d’information pour les bénévoles a pour mission d’informer, conseiller et accompagner les acteurs de la vie associative dans les différents domaines tels que l’emploi, la formation initiale et continue, l’information réglementaire et conventionnelle, et de les relayer vers des experts (Conseil départemental, France Travail, services fiscaux, etc).
